#6 – Les listes collaboratives : Fais bouger tes idées !

Il est souvent dit que la réussite des projets dépend de l’organisation, je suis d’accord avec ça mais pas totalement. La réussite des projets d’innovation dépendent surtout des personnes qui participent, qu’elles se sentent impliquées et qu’elles arrivent au bout des tâches dont elles sont responsables !

Aujourd’hui, je te parle des listes de tâches collaboratives, et de leur importance dans l’aboutissement d’un projet car elles permettent à chacun de se sentir impliqué, de voir les objectifs accomplis et d’avancer !

Fais bouger tes idées : les listes collaboratives pour objectiver les projets !

De la nécessité des listes collaboratives

Pour arriver au bout d’un projet d’innovation, quelle que soit son état d’avancement, il est important que chacun sache ce que l’on attend de lui et à quelle échéance.

Les listes de tâches (to-do-list / punch list / Action list) permettent à chacun de savoir ce que l’on attend de lui. A chaque tâche, un nom est associé ainsi qu’un délai auquel on attend un résultat.

[Marc] Faire une étude de marché du nouveau produit auprès des femmes de 45 ans [03 juin 2017]

Dans les équipes de projet, en particulier les équipes d’innovation, les listes collaboratives sont de plus en plus utilisées. Celles-ci sont réalisées « tous ensemble » lorsque l’on a défini l’objectif du projet. Ces réunions sont souvent organisées en 3 phases :

Définir les tâches à réaliser pour aboutir (brainstorming, sur des post-it, …), lorsque chaque participant dépose une tâche il explique ce à quoi il pense, le groupe donne son avis au fur à mesure.
Ensuite, organiser les tâches en séquence (dans quel ordre doit-on faire quoi ?).
Enfin, chaque personne va mettre son nom / le nom de son équipe à côté des tâches qu’il va réaliser. Une vérification que la répartition des tâches est « équitable » et « réaliste » a lieu à ce moment-là.

La réalisation collaborative permet :

Que « rien » ne soit oublié, l’intelligence de groupe permet souvent de faire émerger des questions / des solutions / des actions à prendre, surtout si les personnes autour de la table sont d’horizons très différents (techniciens, commerciaux, marketing, chercheurs, managers, …).
Que chacun s’approprie sa « tâche » et qu’il y ait un « engagement» (vu que c’est toi, devant tout le monde, qui met ton nom à côté de cette tâche).
De responsabiliser les intervenants.
Que les participants se rendent compte des travaux effectués par les autres (meilleure cohésion du groupe).
Que les participants à un projet se soient tous une fois rencontré (meilleure cohésion du groupe).
D’améliorer la communication générale à propos du projet (chacun a les mêmes informations, chacun sait qui travaille sur quoi, …).

Les sous-tâches

Il est clair que lors de la réunion qui permet l’émergence de LA liste collaborative, on s’intéressera surtout à des tâches « macro » et pas au détail en micro-tâches et sous-tâches. Cette déclinaison en sous-éléments est soit réalisée individuellement soit en réunion.

Exemple : [Marc] Faire une étude de marché du nouveau produit auprès des femmes de 45 ans [03 juin 2017]

Demander au service X une présentation succincte du nouveau produit

Définir les objectifs de l’étude de marché

Trouver un sous-traitant qui réalisera l’étude de marché

Définir les questions à poser au public avec le consultant/sous-traitant

Vérifier l’exécution de l’étude par le sous-traitant

Analyser les résultats avec le sous-traitant

Revenir vers le groupe avec une analyse des résultats conjointes.

Sur ce dernier point, je conseille à chaque chef de projet / animateur, de laisser un maximum de liberté aux intervenants, et de proposer son aide pour les personnes qui auraient besoin d’aide pour faire leur « liste détaillée ».

En effet, pour les personnes très autonomes, elles risque de se « vexer » que l’on décide pour elles la liste des choses à faire « Je connais mon métier / de quoi est-ce qu’il/elle se mêle »… D’autre part, certaines personnes apprécieront de l’aide pour découper leur tâche « macro » en toute une série de micro-tâches qui les aideront à avancer.

Et les Gant Chart dans tout ça ?

Le chef de projet, s’il le souhaite, réalisera un diagramme de GANT du projet. Attention, les outils MS project/Gant Chart/… permettent une gestion du timing et des budgets, mais ce ne sont pas des outils collaboratifs. Ils sont souvent uniquement compris par le Project Manager et ont tendance à perdre les équipes ainsi que les décisionnaires. Ces outils, très puissants, doivent être réservés à du suivi mais ne doivent pas servir « comme tel » lors des réunions et lorsque l’on cherche à faire avancer les projets.

Petits projets : la liste collaborative en papier

Petite équipe, petit projet, rien ne vaut la grande page A3+ qui restera dans le réfectoire/dans le couloir/dans le bureau du chef de projet. C’est un peu vintage, c’est à la mode !

En effet, en plus de ne rien coûter (à part le set de 4 marqueurs indélébiles de couleur), le papier et l’écriture manuscrite donnent souvent un côté sympathique à la liste des tâches. Chaque tâche sera précédée d’un grand rectangle qui se verra affublé d’un V, d’une croix ou d’une fleur à la fin de son exécution.

La liste est revue, en réunion, et complétée au besoin, recopiée si-nécessaire. Si elle est dans un lieu de passage (corridor, etc…), elle sera un point de motivation, une manière de communiquer l’avancement facilement et chacun pourra aller y mettre son « check » lui-même.

Bonus : Le rapport de réunion, c’est pour les nuls, une photo avec votre smartphone by mail et l’affaire est faite !

Moyen projet : la liste collaborative sur tableur

Pour une organisation et un tri sans limite, la liste dans un tableur (MS Excel, Open Office Calc, Google Docs Spreadsheet) reste une valeur sûre lorsque les projets deviennent plus complexes. Le fichier contiendra une date de mise à jour et un nom de projet, les colonnes s’intituleront, sans grande surprise :

Numéro
Description
Qui (de préférence, des initiales sur lesquelles un tri peut être réalisé)
Quand
Remarques
(option) d’où vient cette tâche (de quelle réunion).
(option) un tri par projet (si il y a plusieurs projets sur la même feuille)

L’ennui des fichiers Excel / Calc est souvent qu’ils deviennent vite lourds, sont peu intuitifs, ne sont pas « partageables* » et facilement modifiable. Le chef de projet passe une partie de son temps à s’assurer que celui-ci est bien à jour. Si votre entreprise à de nombreux projets en parallèle, il est difficile pour les intervenants d’aller compléter à 4-5 voire 10 endroits différents leur contribution et se perdent dans la multitude.

*L’utilisation de Google Documents peut aider la diffusion et le partage des informations.

Liste Collaborative 2.0 : Trello & consors

Bien entendu, il existe des listes collaboratives online très bien réalisées. Aussi bien pour les jeunes générations, nées avec un smartphone comme biberon et pour les entreprises ayant de nombreux projets souhaitant une interactivité, ces outils sont exactement ce qu’il vous faut..

Ces outils permettent :

À chacun d’avoir sa page d’accueil avec ses tâches « à lui/elle »
De donner un feed-back de son avancement,
D’avoir des discussions par rapport à des tâches
D’ajouter des détails à chaque tâche (pièces jointes, listes détaillées, documents utiles…)
De recevoir des notifications lorsque de nouvelles tâches sont attribuées, arrivent à échéance, etc…
De rassembler l’information (rapports de réunion etc…) si votre entreprise/PME n’a pas une structure de réseau commune
D’avoir un aperçu rapide et visuel de l’avancement d’un projet !

Exemples d’outils :

(free) Trello, c’est l’outil que j’utilise, je le trouve pratique et il est gratuit,
Taskworld, une alternative de Trello,
Microsoft Planner, lancé il y a peu, compatible avec la suite 365 …

En plus des outils, souvent gratuits, mis à votre disposition pour suivre les tâches d’un projet, j’invite chaque gestionnaire de projet à faire participer chaque intervenant via le côté collaboratif qui permet une réelle implication des différents participants. J’espère que cet article t’a plu, Abonne-toi à mon blog pour recevoir des notifications des suivants !

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